Zápis z jednání představenstva (1-2007)

Zápis ze zasedání představenstva ADK
22. 6. – 23. 6. 2007 v Přerově

přítomni po celé jednání: Petr Kouba, Blanka Netopilová, René Brinda, Petr Jahoda, Vlastimil Waic
omluveni: Kateřina Hanzelková, Martina Grieslerová

Představenstvo se sešlo v usnášeníschopném počtu a zahájilo zasedání.

Vytvořením zápisu ze schůze pověřena: Blanka Netopilová

Z členské základny ADK přijalo NTT následujícími podněty:
Dušan Hrabánek – návrh na úpravu stanov ADK;

Stručný program jednání
1/ Zpráva prezidenta o stávající ekonomické situaci ADK
2/ Zpráva o stavu přípravy YF 2007 v Třešti
3/ Grantové žádosti ADK
4/ Rozhodnutí o výši členských příspěvků na školní rok 2007/2008
5/ Projednání otázky změn stanov
6/ Projednání cest rozvoje ADK
7/ Různé

1/ Zpráva prezidenta o stávající ekonomické situaci ADK

Prezident informoval představenstvo ADK, že v současné době se na transparentním účtu ADK nachází cca 70.000 Kč, přičemž tato částka zhruba odpovídá naší skutečné současné finanční situaci.

Pokud jde o granty využívané v uplynulém školním roce, v tuto chvíli máme:

1. vyrovnány závazky z programu RDL (ještě se mají proplácet drobné výdaje koordinátora a to je vše);

2. uzavřen a vyúčtován grant EYS od Evropské komise (vyúčtování zasláno včas, ekonomickou zprávu k němu vypracoval Petr Kouba, obsahovou zprávu René Brinda), očekáváme schválení čerpání grantu. Do celkových vydání nám chybí ještě spočítat přesně náklady za Amsterdam (neposlali nám totiž vyúčtování pobytu lidí na akci a nevíme tedy, kolik ubytování vlastně stálo). Je možné, že nám ještě cca 1 000 eur vrátí, ale nelze s tím kalkulovat. Lze konstatovat, že ze všech zapojených zemí jsme byli v tomto programu nejaktivnější.

Dále prezident informoval představenstvo, že v rámci EYS grantu přišlo vyúčtování cestovného 3 členů ADK (rozhodčí) po uzávěrce vyúčtování a žádá představenstvo o rozhodnutí, zda těmto opozdilcům cestovné proplatíme z našich peněz.

Představenstvo 5-ti hlasy rozhodlo cestovné proplatit z prostředků ADK.

Na kalendářní rok 2007 dostala ADK od MŠMT grant ve výši 150 000 Kč, který však byl na účet ADK připsán až v červnu 2007. Dále prezident představenstvo informoval o tom, že pro letošní rok platí při využívání těchto prostředků jediné pravidlo (což je oproti minulým rokům novinka), a to že na své aktivity můžeme tyto prostředky využít v poměru 70 % MŠMT a 30 % naše platba. Toto pravidlo dává ADK volnější ruku v rozhodování, jak tyto prostředky využít.

Z tohoto grantu již bylo utraceno:

30 000 Kč na smlouvy pro lidi pracující pro ADK, 20 000 Kč Petru Koubovi za výkon funkce prezidenta a 10 000 Kč panu Horákovi jako administrátorovi grantu EYS;
20 000 Kč na zaplacení práce ekonomky (Ing. Dohnalová) na téměř celý rok;
30 000 Kč na ztrátové jarní turnaje Debatní ligy;
Zbývá k využití 70 000 Kč.

Pohledávky ADK: Youth Forum 2007 dluží ADK 6 000 Kč za setkání org.com v říjnu v Brně a dále cca 7 000 Kč za reklamní materiály Youth Fora. Tyto pohledávky by měly být vyrovnány po deponování finančních prostředků na YF 2007.

Představenstvo vzalo tuto zprávu o ekonomické situaci ADK bez připomínek na vědomí.

Rozhodnutí o financování soutěží na příští sezónu:

S ohledem na finanční situaci (po odečtení počítaných nákladů na koordinátora PRO A PROTI – viz. zápis níže - zbývá cca 50 000 Kč na soutěže v příštím roce) představenstvo stanovuje maximální dotaci debatéra na turnaj Debatní ligy ve výši 150 Kč na hlavu a turnaj. Turnaje pohárové dotaci ADK nedostanou – pouze v případě, že v průběhu roku se podaří na ně získat nějaké další finanční prostředky (např. od místních samospráv).
Dále představenstvo navrhuje předem (na začátku ročníku) kluby upozornit na to, aby na svých školách požádaly o dotaci na dopravu na soutěže, protože ADK v letošním roce nedisponuje prostředky na proplácení cestovného.

V případě rozhodčích představenstvo doporučuje nevybírat od rozhodčích na turnaje ligy startovné a neproplácet cestovné (představenstvo doporučuje rozhodčím využívat společných jízdenek s kluby nebo se domlouvat při společné cestě automobilem).
Představenstvo se po diskusi shodlo na tom, že má zájem na tom, aby byl zachován standard DL turnajů jako v minulém roce (tj. s ubytováním v ceně kolem 150 Kč na noc) s výjimkou snížení standardu poskytování jídla, kdy na některých turnajích bude organizátor zajišťovat jen část stravy a zbytek bude v režii účastníků.

S ohledem na možnosti stravování a nepřispívání na dopravu rozhodlo představenstvo pořádat turnaje DL ve městech, kde je lepší dostupnost hromadnou dopravou a kde je dobrá nabídka stravování.

Turnaj DL s plnou stravou by tedy měl účastníka na startovném vyjít na cca 550 Kč, v levnější variantě s omezením jídla na 300 Kč (tuto částku doporučuje představenstvo jako minimální startovné na turnaje XIII. ročníku debatní ligy). Představenstvo pověřuje NTT, aby se snažil v průběhu ročníku nabídnout oba typy turnajů.

2/ Zpráva o stavu přípravy YF 2007 v Třešti

Prezident a koordinátor YF René Brinda informovali představenstvo, že ADK stále nemá deponovány prostředky na zajištění chodu Youth Fora 2007. Grant je již nicméně schválen a v nejbližších dnech by měla grantová smlouvy přijít prezidentovi ADK k podpisu. Poté nám bude ihned grant uvolněn (100 000 USD).

Smlouvu se Střední odbornou školou a Středním odborným učilištěm Třešť jsme dosud nepodepsali a ADK na sebe nepřevzalo žádné závazky bez reálného přidělení grantu (deponování peněz).

V současné době se vyřizují zvací dopisy účastníků fóra.

René Brinda rovněž informoval o tom, že se na YF přihlásil i český tým.

Představenstvo vzalo tuto zprávu bez připomínek na vědomí.

3/ Grantové žádosti ADK

Prezident informoval představenstvo, že na naši další činnost bylo podáno 7 grantových žádostí, které sestavili René Brinda (5) a Petr Jahoda (2). Výsledek těchto žádostí je však buď nulový (grant nebyl přidělen), nebo dosud nebylo grantové řízení ukončeno a čekáme na výsledek (to se týká 2-3 projektů). Vidina peněz však z těchto grantů dosud žádná není a bude lépe se na ně nijak nespoléhat.

Prezident a představenstvo vyslovilo PODĚKOVÁNÍ Petru Jahodovi a Renému Brindovi za jejich aktivitu v oblasti snahy o zisk grantové podpory pro činnosti ADK.

René Brinda dále informoval představenstvo o tom, že je velmi obtížné získávat granty na celostátní úrovni a měli bychom více uvažovat o penězích, které by šly za menších obtíží získávat od měst a krajů.

Poté si vzal slovo prezident a udělal analýzu našich grantových možností:

a) granty mezinárodní
zde prezident navrhuje na příště neinvestovat svoji energii do grantů Evropské komise, které kladou příliš velké nároky na dodržení podmínek grantu, ale soustředit se spíše na granty EU (v souvislosti s českým předsednictvím EU bude existovat poměrně významný balík peněz, ze kterého by snad bylo možné něco získat) – prezident slíbil, že bude možnosti zisku těchto peněz dále prověřovat.

b) granty celostátní
psaní grantů na této úrovni funguje, ale děje se tak zadarmo a v naprosté většině případů bohužel bezúspěšně. Od donorů nám však chybí zpětná vazba (není zřejmé, proč je grantové žádost zamítnuta). Měli bychom proto zvážit, zda by nestálo za to najít a zaplatit někoho, kdo umí psát granty a je v této činnosti úspěšný.

c) granty regionální
prezident připomněl, že dokud ještě zastával funkci regionálního koordinátora, tak neměl problém sehnat peníze z MÚ, stejně dokáží na lokální turnaje získávat peníze například v Olomouci, v Liberci či Třebíči – stačí, když je místní člověk a debatní program u radnice dobře zapsán. Z tohoto důvodu je třeba podchytit tyto možné peníze z místních samospráv – nelze to však dělat z centra (peníze z kraje dají jen lidem z daného kraje a ne na celostátní aktivitu) bez člověka na místní úrovni (musí to být člověk/klub z regionu, který se u radnice či kraje dobře zapíše) – v tomto smyslu se bez aktivizace členské základny neobejdeme. Místní samosprávy se často ptají, zda lokální klub má své vlastní IČ a pokud ne, tak celostátní organizaci dát peníze nechtějí.

Závěry:
Představenstvo pověřilo Petra Koubu, aby dále zjistil možnosti zisku velkého mezinárodního grantu a možnosti (cenové a personální) angažování člověka, který umí psát granty.

Představenstvo rozhodlo, že by chtělo zřídit v rámci ADK organizační jednotky s právem jednat samostatně a mít vlastní IČ a pověřuje Blanku Netopilovou, aby zjistila, jaké jsou podmínky pro existenci a fungování organizačních jednotek občanského sdružení.

4/ Rozhodnutí o výši členských příspěvků na školní rok 2007/2008

Představenstvo konstatovalo, že ADK se potýká s úbytkem počtu členů – v letošním školním roce byl počet členů 210, což z nás činí malou organizaci.

Prezident upozornil představenstvo, že tento trend je třeba zastavit a pokud možno obrátit, neboť na počet členů se váže mj. naše úspěšnost v získávání peněz na naši činnost. Např. z pohledu ČRDM, jejímž jsme členem, nemá organizace s počtem členů menším než 700, hlasovací právo na VH ČRDM. Bez tohoto práva jsme téměř neviditelní pro skupinu, která hodnotí a doporučuje projekty podpoře. Z tohoto pohledu by doporučoval představenstvu, aby si stanovilo za jeden z cílů pro budoucí sezóny růst počtu členů směrem k hranici 700 členů.

Dále prezident připomněl, že pro granty státních institucí (např. MŠMT) je rovněž důležitý počet tzv. „osobodní“ – ten se nám daří držet poměrně vysoký, což je zejména díky našim 3-denním turnajům a faktu, že někteří debatéři jezdí na všechny 4 turnaje.

René Brinda dále připomněl, že z pohledu soutěží (tj. zisku více peněz na soutěže), je pro naši kategorizaci (od které se odvíjí výše možné finanční podpory) důležité vykázat, kolik studentů se soutěže zúčastnilo (tj. rozhodující jsou počty účastníků, ne nezbytně členů). Z tohoto důvodu je významné se zabývat i otázkou možností zvýšení počtu účastníků našich soutěží.

Představenstvo se shodlo, že prioritou ADK je získat více PENĚZ na činnost. Dosažení tohoto cíle může vést přes:

vyšší počet členů,
vyšší počet účastníků soutěží,
vyšší počet osobodní na našich soutěžích.

Při projednávání otázky, jak dosáhnout zvýšení počtu členů ADK, představenstvo vycházelo z předpokladu, že členské příspěvky na letošní rok (100 Kč) zaplatili v naprosté většině případů jen ti debatéři, kteří se zúčastnili turnajů Debatní ligy. Další členové klubu neměli motivaci příspěvky zaplatit. Představenstvo se shodlo, že má zájem na tom, aby se členy ADK stal co největší počet studentů, kteří s programem přichází do styku, a zároveň potřebuje zachovat důležitou součást příjmů na chod soutěží, kterou jsou členské příspěvky (příjem z příspěvků za loňský školní rok činil 21 000 Kč).

Navrženo řešení: snížit příspěvek na nízkou částku, která nebude pro nikoho představovat zátěž, a zároveň zvlášť zpoplatnit ty, kteří budou více využívat servisu ADK v rámci turnajů Debatní ligy – zavést poplatek za registraci k ligové soutěži ve výši 100 Kč. Motivaci pro zapsání většího počtu členů by dále měla tvořit možnost hlasovat na VH ADK (z toho důvodu je třeba ve stanovách zachovat minimální počet členů pro možnost hlasování na VH na počtu 10) a možnost plného využívání aplikace Greybox (kde některé funkce fungují jen pro členy ADK).

K hlasování o výši příspěvků předloženy 2 návrhy:
1. členské příspěvky ve výši 10 Kč a registrace do ligy za 100 Kč
2. členské příspěvky ve výši 20 Kč a registrace do ligy za 100 Kč

Představenstvo v poměru hlasů 3:2 schválilo návrh č. 1, tedy členské příspěvky ve výši 10 Kč a registrace do ligy za 100 Kč.

5/ Projednání otázky změn stanov

Představenstvo konstatovalo, že nad rámec předchozích e-mailových diskuzí o změně stanov doporučuje do stanov zakomponovat tato ustanovení:

- o zřízení organizačních jednotek (nejlépe podle počtu krajů, ve kterých máme aktivní kluby);
- o zvýšení počtu hlasů na VH pro velké kluby takto: klub o počtu členů alespoň 10 má jeden hlas na VH, klub o počtu členů 25 a více má 2 hlasy na VH;
- může existovat i klub s malým počtem členů (menším než 10) – členové sdružení v takovémto klubu však nemají hlasovací práva na valné hromadě ADK;
- bude změněn název ADK v duchu novely zákona na Asociace debatních klubů, o.s.;
- bude zrušen statut neexistujících koordinátorů;
- bude zrušen neexistující výbor donorů a nahrazen čestným orgánem – výborem čestných členů.

Představenstvo pověřuje Blanku Netopilovou, aby zpravovala návrh nových stanov, který bude předmětem dalšího projednání představenstva a bude předložen VH ke schválení.

6/ Projednání cest rozvoje ADK

Představenstvo konstatovalo, že ADK se přestala rozvíjet a nachází se ve stádiu stagnace. Fakt, že jsme zapracovali na zkvalitnění našich služeb pro naše členy, vedl bohužel také k tomu, že z členské základny téměř vyprchala iniciativa, což s sebou nese snížené možnosti dalšího rozvoje. Otázka proto zní: Jak motivovat lidi, aby dělal ukázkové debaty i na jiných (dosud v programu nezapojených) školách a dále propagovali naši činnost?

Představenstvo se seznámilo v tomto směru se zprávou a návrhem Reného Brindy na vytvoření nové soutěže zaměřující se na získávání nových účastníků programu, která by se zaměřila na regionální debatování probíhající ve školním vyučování podle zjednodušených pravidel.

Cíle projektu:
- zapojení většího počtu účastníků do našich aktivit;
- zisk nových klubů pro účast na debatní lize;
- možnost zisku finančních prostředků z místních samospráv.
Představenstvo konstatovalo, že s návrhem i cíly souhlasí a rozvinula se dlouhá debata o tom, jak tento návrh zrealizovat.

Závěry:
- síly představenstva na tento projekt nestačí – nabídneme proto koordinování tohoto projektu členské základně s tím, že funkce koordinátora bude placená (20 000 Kč do konce kalendářního roku, tj. 5 000 Kč za měsíc, s tím, že odměna bude vázána na výsledek činnosti koordinátora). Pokud bude koordinátor úspěšný, nabídneme mu/jí možnost pokračovat v této práci i v následujícím roce;
- pověření NTT k tomu, aby zpracovala pravidla soutěže a manuál pro koordinátora se stanovením cílů projektu a jeho úkolů;
pokud bychom koordinátora nenašli, budeme se o projekt snažit i v následující sezóně s tím, že v mezidobí se pokusíme oslovit školy se zkušeností zapojení v obdobných programech (AGORA, ESU) a nabídneme jim účast v Debatní lize.
Představenstvo dále pověřilo Vlastimila Waice vyhlášením výběrového řízení na tuto pozici, dohledem nad prací a fungováním koordinátora (pokud se tento přihlásí), jakož i zpracováním popisu práce koordinátora, časového harmonogramu plnění jeho úkolů, který předloží představenstvu k odsouhlasení nejpozději na začátku září 2007.

7/ Různé

Prezident informoval představenstvo o žádosti/nabídce „Speaker´s Corner“ o poskytnutí know-how výměnou za pomoc s medializací a propagací. Petr Jahoda nabídl, že se s nimi sejde a zjistí, o co jim jde a co nám mohou nabídnout.

Představenstvo pověřilo Petra Jahodu zjištěním podmínek spolupráce se „Speaker´s Corner“.

V souvislosti s tím, že se objevilo několik organizací zabývajících se podobnou činností jako ADK (dokonce i parazitování na názvu „debatní liga“), má představenstvo za to, že je třeba své know-how lépe chránit.

Představenstvo pověřilo Petra Jahodu, aby prověřil možnosti a cenu registrace značky „Debatní liga“.

Představenstvo dále pověřilo Petra Jahodu, aby naše metodické dokumenty stáhl z veřejné části webu ADK a zajistil jejich umístění na stránkách tak, aby k nim měli přístup jen naši členové (registrovaní uživatelé Greyboxu).

V Přerově dne 23. 6. 2007. Zápis odsouhlasen dne 29. 6. 2007